Όπως αναφέρεται στη σχετική εγκύκλιο (διαβάστε εδώ) κάθε δικαιούχος του προγράμματος οφείλει να τηρεί τον γεωργοπεριβαλλοντικό κλιματικό φάκελο. Ως γεωργοπεριβαλλλοντικός φάκελος ορίζεται αυτός που εμπεριέχει τα απαραίτητα έγγραφα που υποχρεούται να τηρεί ο δικαιούχος στην εκμετάλλευση, με τα έγγραφα να αλλάζουν ανάλογα με αυτά που απαιτούνται για την εκάστοτε δράση.
Ο φάκελος αυτός πρέπει να είναι διαθέσιμος όταν ζητηθεί από τις ελεγκτικές αρχές και περιλαμβάνει κατά περίπτωση τα κάτωθι υποστηρικτικά έγγραφα από το 1ο έτος εφαρμογής και μέχρι τη στιγμή του ελέγχου, δηλαδή:
Α. Αντίγραφο της υποβληθείσας αίτησης στήριξης: Για τους δικαιούχους του Μέτρου 10 αίτηση στήριξής είναι η αίτηση που υποβάλλει ο υποψήφιος για την ένταξη σε Μέτρα, Υπομέτρα και Δράσεις του ΠΑΑ 2014-2020 που συνδέονται με έκταση ή αριθμό ζώων και ανήκουν στο πεδίο του Ολοκληρωμένου Συστήματος (ΟΣ), στο πλαίσιο του Καν. (ΕΕ) 1305/2013.
Β. Αντίγραφα των αιτήσεων πληρωμής: Ως αίτηση πληρωμής θεωρείται η ετήσια αίτηση που υποβάλλει ο δικαιούχος για τη χορήγηση της οικονομικής ενίσχυσης από τις εθνικές αρχές, στο πλαίσιο του Καν(ΕΕ) 1305/2013. Η αίτηση πληρωμής για το Μέτρο 10 αποτελεί παράρτημα της Ενιαίας Αίτησης Ενίσχυσης (εφεξής ΕΑΕ).
Γ. Αντίγραφο Μητρώου Εισροών – Εκροών – ημερολόγιου εργασιών και νόμιμα παραστατικά αγοράς λιπασμάτων και φυτοπροστατευτικών προϊόντων. Ο δικαιούχος στο πλαίσιο των υποχρεώσεων του για την Πολλαπλή Συμμόρφωση τηρεί στην εκμετάλλευση του Μητρώο Εισροών – Εκροών, οικονομικών στοιχείων και πραγματοποιούμενων εργασιών. Ο δικαιούχος τηρεί τα Μητρώα αυτά στον γεωργοπεριβαλλοντικό – κλιματικό του φάκελο. Επιπροσθέτως και ανάλογα με το είδος της Δράσης που συμμετέχει ο δικαιούχος μπορεί να τηρεί και άλλου είδους μητρώα. Σε περίπτωση που ο δικαιούχος κάνει χρήση κοπριάς και εφόσον δεν υποστηρίζεται η απόκτηση της από σχετικό τιμολόγιο, πρέπει να υπάρχει στον φάκελο υπεύθυνη δήλωση στην οποία αναγράφεται η ακριβής ποσότητα κοπριάς και η προέλευση αυτής. Η ύπαρξη των ως άνω Μητρώων είναι απαραίτητο στοιχείο φακέλου για όλες τις δράσεις του Μέτρου 10.
Δ. Απόφαση Ένταξης Πράξεων στην οποία συμπεριλαμβάνεται ο δικαιούχος και τυχόν τροποποιήσεις αυτής. Η απόφαση αντικαθιστά τη σύμβαση του δικαιούχου.
Ε. Κάθε άλλο έγγραφο που αφορά στη δράση ή στις δράσεις που έχει ενταχθεί ο δικαιούχος. Τα απαραίτητα δικαιολογητικά που απαιτούνται συγκεκριμένα και ανά δράση, ως προς την πληρότητα φακέλου περιγράφονται στο υποκεφάλαιο της δράσης.
Όσον αφορά την πολλαπλή αιρεσιμότητα επισημαίνεται ότι αν ο δικαιούχος λαμβάνει παράλληλα ενισχύσεις στο πλαίσιο του Στρατηγικού Σχεδίου (ΣΣ) ΚΑΠ 2023-27 και η γεωργική του εκμετάλλευση ξεπερνά τα 100 στρέμματα τότε διενεργείται έλεγχος τήρησης της αιρεσιμότητας.
Τέλος, όσον αφορά τη διαδικασία ελέγχων μεταξύ άλλων επισημαίνεται ότι ο επιτόπιος έλεγχος των αγροτεμαχίων μπορεί να περιορίζεται σε δείγμα που περιλαμβάνει τουλάχιστον το 50% για κάθε είδος αγροτεμαχίων που περιλαμβάνονται στην αίτηση του ελεγχόμενου (αροτραίες εκτάσεις, μόνιμες καλλιέργειες, εκτάσεις υπό παύση καλλιέργειας) ως προς τη μέτρηση και εφ’ όσον δε διαπιστώνεται απόκλιση. Σε περίπτωση διαπίστωσης απόκλισης μεταξύ δηλωθείσας και μετρηθείσας (αποδεκτής έκτασης μετά τον υπολογισμό της ανοχής) επιλέξιμης έκτασης των μετρηθέντων αγροτεμαχίων μεγαλύτερης του 3%, ο έλεγχος επεκτείνεται στο σύνολο των αγροτεμαχίων, όπως περιγράφεται στις οδηγίες των επιτόπιων ελέγχων 2023.
Ως προς την τήρηση των δεσμεύσεων πραγματοποιείται επιτόπια επίσκεψη στο σύνολο των ενταγμένων αγροτεμαχίων στο Μέτρο 10, με λήψη σημειακών δεδομένων.
Ο ελεγκτής οφείλει να αφήσει ίχνος ελέγχου. Συνεπώς πρέπει στα μητρώα που επιθεωρεί να αναγράφει τη λέξη ελέγχθηκε, δίπλα από την τελευταία εγγραφή, με ημερομηνία και μονογραφή. Σε περίπτωση παράβασης φωτογραφίζει το τεκμήριο και αποθηκεύει τη φωτογραφία».
